Юрист
8 (831) 416-40-50 ( добавочный 201)
Заочное собрание ТСЖ – альтернатива очному голосованию, когда провести собрание с личным присутствием нужного количества членов ТСЖ нет возможности. Закон допускает заочное голосование в качестве вынужденной меры, поскольку собрать кворум для рассмотрения вопроса можно далеко не всегда.
Как организовать заочное собрание членов ТСЖ
Для этого нужно пройти два этапа – фактически организовать два собрания:1. Сначала организуется очное собрание (первичное):
- готовится повестка дня;
- минимум за 10 дней уведомляем членов ТСЖ о предстоящем собрании;
- проводится собрание, а точнее, составляется протокол, где фиксируются количество участников и отсутствие кворума.
- готовится та же самая повестка дня (все вопросы должны быть аналогичными, другие, отличающиеся от первичного собрания, ставить нельзя);
- готовятся и вывешиваются уведомления;
- в течение установленного в уведомлении срока идет прием решений членов ТСЖ (бюллетеней);
- составляется протокол собрания с итогами голосования.
Нюансы подготовки и проведения заочного собрания членов ТСЖ
Основной объем работы – подготовка к заочному собранию ТСЖ. Заранее нужно подготовить документацию по вопросам, которые предстоит рассмотреть, уведомления и опросные листы (бюллетени для голосования).В уведомлении обязательно должны быть:
- информация об инициаторе собрания;
- вопросы, поставленные на голосование (повестка дня);
- порядок ознакомления (место, время) со сведениями, документами и другими материалами, которые должны рассматриваться на собрании или имеют отношение к поставленным на голосование вопросам;
- указание на заочную форму проведения голосования;
- срок предоставления решений по поставленным вопросам;
- место (адрес), куда необходимо направить (представить) свои решения (заполненные бюллетени для голосования).
Решение каждого члена ТСЖ оформляется на отдельном бланке. Бланк заполняется членом ТСЖ вручную, визируется личной подписью. Если член ТСЖ голосует через представителя, к заполненному бланку прикладывается доверенность на такого представителя, где четко должно быть определено право голосования. Бланк не имеет строгих ограничений по названиям. Можно назвать его решением, опросным листом или бюллетенем для заочного голосования. Более важно содержание. Можно использовать табличный вариант, где собственник заполняет графы: ФИО, адрес, сведения о праве собственности и подтверждающем его документе, площадь (размер доли), решение «за», «против» или «воздержался» по поставленному вопросу, а также дата и подпись проголосовавшего. Включить все вопросы в один бланк или для каждого предусмотреть отдельный бланк – решение организатора собрания. Оба варианта правомерны.
Формат сбора решений собственников может быть разным. В некоторых случаях предлагается представить или направить документ по определенному адресу. Допустимо обойти членов ТСЖ и собрать решения.
Как только срок представления решений истек, необходимо подвести итоги и оформить протокол собрания. Для подсчета результатов должна быть создана счетная комиссия. Члены комиссии избираются собранием. Если этого не было сделано ранее, такой вопрос должен быть поставлен в бланке для заочного голосования.
Каждый член ТСЖ вправе по одному вопросу дать только один ответ: за, против или воздержался. Иначе голос признается недействительным – его нельзя учесть при подведении итогов. Нельзя учитывать и те голоса, которые отражены в решениях членов ТСЖ, поступивших с нарушением срока приема. При заочной форме голосования не допускает прием голосов в очной форме, то есть обязательно должно быть письменное решение на бланке для голосования.
Протокол собрания составляется в общем порядке, но с поправкой на заочное голосование. Документ подписывают секретарь, председатель собрания и члены счетной комиссии.