Секреты эффективной подготовки к общему собранию: что включить в документацию

Мы не раз писали о том, как организовать успешное общее собрание собственников. На этот раз остановимся на подготовке документов: раскроем ключевые элементы и секреты их составления.

Читайте и сохраняйте статью, чтобы собрание было на 100% эффективным. А также получите чек-лист "Ошибки при подготовке документов для Общего Собрания" и проверьте, верно ли вы подготовились к заседанию.

Документ №1: уведомление о собрании

О том, как грамотно известить собственников о предстоящем собрании, подробно изложено в Приказе Минстроя №47/пр.

Уведомить владельцев помещений необходимо как минимум за 10 дней до события. Сделать это можно письменно под роспись или заказным письмом. Возможны и другие способы: электронным письмом, сообщением в ГИС ЖКХ, объявлением на информационной доске и т.д. Но такие варианты извещения должны быть согласованы на предыдущем собрании или прописаны в договоре.  

Не забудьте прикрепить к уведомлению бланки решений по вопросам повестки дня и другие данные, которые будут нужны для принятия решений. Это касается только собраний, которые проходят в заочной или очно-заочной форме.

Теперь переходим к содержанию уведомления. В нем следует должно быть указано:

- информация о лице, которое инициирует собрание;

- формат собрания: очное, заочное или очно-заочное;

- дата, место и время для очного заседания, место и дата окончания приема решений для заочного. Все сведения необходимо указать для очно-заочного формата;

- повестка дня с пронумерованными вопросами;

- как и где можно познакомить с материалами, которые будут нужны для собрания.

Документ №2: реестр собственников

Для чего он нужен? Чтобы идентифицировать собственников, определить кворум и правильно посчитать голоса.

В реестр включается следующая информация:

- для физических лиц (ФИО, номер помещения, данные о размерах доли в праве собственности на общее имущество);

- для юридических лиц (наименование компании, ОГРН, номер помещения, данные о размерах доли в праве собственности на общее имущество).

Периодически реестр собственников необходимо актуализировать, потому что состав собственников в доме меняется.

Документ №3: схема распределения долей собственников в праве общей собственности

Для подготовки этого документа необходим актуальный реестр собственников. Исходя из него станет понятно, как посчитать голоса.

Документ №4: лист регистрации собственников

Этот документ оформляется только на очном собрании. Он содержит список всех участников, которые должны расписаться в документе.

В листе регистрации собственников указывается:

- место и дата собрания;

- номера помещений с указанием собственника, площади и количества голосов.

Документ №5: бюллетень

Бюллетень должен содержать информацию о собственниках: ФИО или наименование организации, номер и площадь помещения, реквизиты правоустанавливающих документов. Для юридических лиц необходимо указать также ОГРН и ИНН.

Также в бюллетене прописываются решения по каждому вопросу повестки дня: «за», «против», «воздержался». Обратите внимание, что вопросы следует быть сформулированы так, чтобы ответ на них был однозначным. Никаких двусмысленностей быть не должно.

При подсчете голосов важно, чтобы на один вопрос был выбран один вариант ответа. Иными словами, если собственник не поставил галочку совсем или выбрал два-три варианта, голос не учитывается.

Часто возникает вопрос исправлениями в бюллетене. Допускаются ли они. Да, исправления возможны, но голосующему необходимо подтвердить их своей подписью и надписью «Исправленному верить». Такое разъяснение дается в Письме Минстроя РФ от 05.10.2017 №35851-ЕС/04.

Документ №6: проекты документов, рассматриваемых на собрании

Здесь все зависит от повестки: принимаются ли какие-либо договоры, рассматривается ли редакция устава и т.д. Задача организаторов, чтобы участники могли ознакомиться с документами.

Документ №7: протокол собрания собственников

Это итоговый документ, который готовится в течение 10 дней после проведения собрания. В нем необходимо указать:

- название документа;

- дату подведения итогов собрания и регистрационный номер;

- дату и адрес проведения собрания;

- адрес многоквартирного дома;

- форма и вид собрания;

- данные об инициаторе собрания;

- данные о председателе, секретаре, счетной комиссии;

- данные об участниках собрания;

- данные о приглашенных (например, юристе);

- информация о кворуме;

- сведения о жилых и нежилых помещениях в МКД;

- повестка дня с пронумерованными вопросами и решениями по ним;

- место хранения документов общего собрания собственников;

- подписи председателя, секретаря и счетной комиссии с указанием даты.

- приложения к протоколу (реестр собственников помещений, уведомление собственников о проведении собрания, реестр вручения уведомлений, если на предыдущем собрании не принято решение об извещении на информационной доске или иным способом, список участников и приглашенных на очное заседание, доверенности, если по ним действовали представители собственников, рассматриваемые на собрании документы, решения собственников, иные документы).

Мы рассмотрели ключевые моменты в подготовке документов для собрания собственников. Если хотите больше информации, обращайтесь к юристам ЮК «Корпорация». Об услуге узнавайте по ссылке. Также получите чек-лист "Ошибки при подготовке документов для Общего Собрания" – незаменимая шпаргалка в организации собрания. Для этого напишите нам фразу «чек-лист».

Планируете собрание и не уверены в своих силах? Смело привлекайте для подготовки документации наших юристов. Мы более 12 лет составляем документы для собраний. Ни одно собрание, организованное с нашей поддержкой, не было обжаловано или оспорено.

Есть мнение, что все шаблоны документов для собрания можно без труда скачать из интернета. Однако мы бы не рекомендовали этого делать. Большая часть таких образцов содержит ошибки, а вы и сами знаете, как важно выполнить требования законодательства, чтобы не было проблем. К тому же подобные шаблоны не учитывают специфики вашей обслуживающей организации. Мы подготовим для вас документы, которые вы впоследствии можете использовать как шаблоны. Записывайтесь на консультацию по телефонам 8 (831) 416-40-50 или 8 (800) 600-07-80, или закажите обратный звонок через форму на сайте.

И не забывайте подписывать на нашу рассылку. Самые важные правовые аспекты простым и доступным языком.