Протокол собрания членов ТСЖ

Любое собрание членов ТСЖ оформляется протоколом. Протокол собрания членов ТСЖ составляется независимо от того, имеется кворум или нет, удалось принять решения по повестке дня или какие-то вопросы, а, может, и все остались без решений. Даже если собрание не состоялось, потому что никто на него пришел, нужно составлять протокол.

Требования к протоколу собрания членов ТСЖ

Специальных требований к протоколу собрания ТСЖ нет, кроме одного – обязательная письменная форма. Но есть правила делопроизводства. Есть рекомендации Минстроя РФ. Наконец, есть судебная практика по делам, когда ошибки, недочеты и нарушения в протоколах собраний ТСЖ становились поводами для их оспаривания. Необходимо также учитывать правила составления протокола собрания собственников многоквартирного дома – общие для всех форм управления.

Что нужно знать:

1. Протокол всегда составляется письменно.

2. Сроки и порядок составления протокола собрания определяются общим собранием. Для этой цели можно предусмотреть специальный регламент, утвержденный на собрании. Можно составлять протокол сразу по ходу собрания либо сразу по завершении собрания. Если нужно время, можно предусмотреть более длительный срок, но он не должен превышать 10 дней.

3. Необходимо предусмотреть порядок ознакомления членов ТСЖ и других заинтересованных лиц с результатами общего собрания и, в частности, протоколом. Это могут быть информационные доски в подъездах домов, офисное помещение ТСЖ или иное помещение.

4. Все протоколы должны храниться в архиве. Место (адрес) хранения конкретного протокола отражается в самом протоколе.

5. Подписывают протокол, подтверждая правильность составления документа и содержащихся в нем сведений, председатель, секретарь собрания и, если проводилось голосование, члены счетной комиссии.

Структура и содержание протокола собрания ТСЖ

Не существует обязательной формы протокола собрания. Есть требования к оформлению, разработанные Минстроем (Приказ Минстроя России от 28 января 2019 г. № 44/пр). Данные требования подлежат обязательному применению.

Форма протокола собрания, как правило, готовится заранее на компьютере, а в ходе собрания и после его завершения документ заполняется до конца и оформляется в установленном порядке.

Рекомендованная структура протокола:

1. Название документа и номер (по порядку, согласно регистрации в документообороте). Например: Протокол № ___ общего собрания членов ТСЖ в многоквартирном доме, расположенном по адресу:______________ (муниципальное образование, улица, дом), проводимого в очной (или заочной) форме «____» _______ 2019 года (соответствующая дата).

2. Инициатор собрания.

3. Форма проведения собрания – очная/заочная/очно-заочная

4. Время проведения собрания.

5. Место проведения собрания.

6. Общее количество голосов (согласно данным реестра членов ТСЖ).

7. Общая площадь многоквартирного дома (домов, входящих в ТСЖ).

8. Площадь в собственности граждан.

9. Площадь в собственности юридических лиц.

10. Площадь в государственной/муниципальной собственности.

11. Присутствующие лица – перечень всех участников (ФИО, наименование организации, документ, подтверждающий право собственности, его реквизиты) с разбивкой на собственников жилых и нежилых помещений.

12. Общее количество голосов присутствующих членов ТСЖ (их представителей) жилых (отдельно) и нежилых помещений.

13. Количество (процент голосов) присутствующих членов ТСЖ (их представителей) от общего количества голосов членов ТСЖ.

14. Приглашенные на собрание лица.

15. Указание на наличие/отсутствие кворума и, соответственно, на правомочность/неправомочность собрания.

16. Повестка дня.

17. Ход рассмотрения вопросов из повестки дня (отдельно по каждому вопросу) – предложения, кого заслушивали, кто выступал, делал заявления, итоги голосования (в цифрах) и принятое решение.

18. Перечень приложений к протоколу с указанием на количество листов в соответствующих документах:

• реестр членов ТСЖ;

• реестр присутствующих на собрании членов ТСЖ и их представителей;

• реестр приглашенных на собрание членов ТСЖ;

• уведомление (сообщение) о собрании;

• документы, подтверждающий факт размещения уведомления;

• доверенности на представителей членов ТСЖ;

• письменные решения собственников (бюллетени для голосования).

• документы и материалы рассмотренные (принятые, утвержденные, согласованные) в ходе общего собрания.

  19.   ФИО и подписи председателя, секретаря собрания и членов счетной комиссии.

Протокол собрания учитывается и регистрируется согласно правилам делопроизводства, действующим в ТСЖ. При необходимости могут быть выданы (представлены) его заверенные копии.