Электронные трудовые книжки: разбираем нюансы ведения

Привычные серые трудовые книжки из бумаги с 1 января 2021 года заменили электронные. Правда, это дело добровольное и высокотехнологичные документы появились только у тех, кто на них согласился. 

В связи с нововведением появилось много вопросов и непониманий: что делать с бумажными трудовиками, какие новые обязанности появились у работодателя и за что он может получить штраф 50 тысяч рублей? Также мы подготовили для вас список обязательных действий при ведении делопроизводства цифровых книжек, чтобы вам было проще сориентироваться в изменениях. Но давайте обо всем по порядку.

Электронная или бумажная трудовая книжка – выбор за работниками

Каждый сотрудник вправе сам решать, оставить ему трудовую книжку в бумажном виде или завести электронный вариант. Определиться работники должны были до 31 декабря прошлого года. Для этого в произвольной форме они должны были уведомить работодателя.

У тех, кто приступил к работе впервые в 2021 году, трудовые книжки ведутся изначально в электронном виде. Здесь без вариантов.

За что работодатель может получить крупный штраф? 

Напомним, что ТСЖ/ЖСК/ЖК/УК, как и другие организации, обязаны были до 31 октября 2020 года разослать подчиненным письменные извещения о том, что нужно сделать выбор формы трудового документа.

Внимание! Если вы не сделали это в срок, вам грозит штраф в размере 50 тысяч рублей!

Если вы до сих пор не уведомили сотрудников, СРОЧНО сделайте это! В противном случае вы нарушаете трудовое законодательство, что может обернуться серьезными санкциями. Юристы компании «Корпорация» могут проконсультировать вас по вопросам трудового законодательства, дать рекомендации по тому, что нужно сделать, а также оформить необходимые документы. Подробнее об услугах по составлению юридических документов читайте по ссылке.

Как вести электронные трудовые книжки?

Ведение электронных книжек вызывает много вопросов. Давайте разберем основные обязанности, появившиеся у работодателя в связи с обновлением.

С одной стороны, стало проще. Если сотрудник выбрал электронную книжку, то бумажный трудовик отдается ему на руки с соответствующей записью. Больше ответственности за его хранение вы не несете и можно спокойно о нем забыть.

А вот список того, что обязательно необходимо делать при ведении электронного трудовика:

• выписку из электронной системы при увольнении;

• выписку из электронной системы по запросу сотрудника о подтверждении его трудовой деятельности;

• ежемесячно отчитываться в ПФР при наличии кадровых событий (переводы, данные о переходах на электронную книжку и др.);

• не позднее следующего рабочего дня, когда издали приказ о приеме на работу, сообщать об этом в ПФР. То же касается и увольнения сотрудника. 

Что делать при сохранении сотрудником бумажной трудовой книжки?

Если сотрудник изъявил желание ничего не менять, то есть оставить трудовик в бумажном виде, вам нужно вносить в него изменения о трудовой деятельности наряду с электронной версией.

Многие задаются вопросом: может ли работник передумать и выбрать электронный вид трудового документа? Да, конечно. Для этого потребуется его письменное заявление.

В ином случае бумажный трудовик сохраняется и при переходе сотрудником на другую работу.

Все нюансы трудового делопроизводства вы можете уточнить в ЮК «Корпорация». Мы специализируемся на юридической поддержке ТСЖ/ЖСК/ЖК/УК уже 10 лет и в курсе всех изменений законодательства. На консультацию можно записаться по телефону (831) 416-40-50 или заполнив форму на сайте.